Dit jaar is een nieuw online boekhoudpakket in gebruik genomen met een gekoppelde ledenadministratie. Dat betekent dat we door het samenvoegen van de verschillende bestanden (secretariaat, penningmeester, redactie en incassobestand) over nog maar één bestand beschikken met de gegevens van leden en donateurs. De gegevens hoeven dus ook nog maar op één plek te worden bijgehouden, hetgeen de kans aanzienlijk verkleint dat in een van de bestanden de gegevens niet zijn bijgewerkt. De administratie wordt bijgehouden via een internetverbinding en de leverancier van het systeem zorgt voor de beveiliging en de back up van de gegevens. Vanuit dit systeem kunnen nieuwsbrieven, waaronder het Helios Nieuws worden verzonden en de automatische incasso worden verzorgd.
Bij het invoeren van de gegevens in het nieuwe systeem is me opgevallen dat we van veel leden en donateurs niet over een e-mailadres beschikken en er ook geen machtiging is afgegeven voor automatische incasso. Ik heb in de donateurslijst aangegeven van wie we nog niet over een e-mailadres beschikken en wie nog geen machtiging heeft afgegeven voor automatische incasso. Het e-mailadres is van belang omdat het Helios Nieuws digitaal wordt verspreid. Het ontbreken van een e-mailadres bij kinderen die op hetzelfde adres als de ouders wonen maakt natuurlijk niet uit.
Geef, indien je het Helios Nieuws wil ontvangen, je e-mailadres even door aan janhelios@ziggo.nl.
Wil je alsnog een machtiging afgeven download dan het machtigingsformulier van de website.
Jan Hoekstra, penningmeester Helios